Hãy tưởng tượng rằng: bạn phải tham quan nhiều nhà mở cửa trong tuần này, tham gia nhiều cuộc họp với khách hàng, phải dựa vào một người quản lý và chịu trách nhiệm với các công việc cá nhân.
Nghe có vẻ như một ngày thường, phải không?
Nhưng đây là điểm đặc biệt: ngày của bạn không kết thúc ngay cả khi bạn đã hoàn thành tất cả những việc trên.
Bởi vì, đoán xem, bạn vẫn còn một số tài liệu để sắp xếp, kiểm tra, ký và lưu trữ.
Ngày hôm nay không trông mơ mộng nhỉ?
Vâng, một giải pháp quản lý tài liệu bất động sản có thể giúp bạn giảm một nửa căng thẳng liên quan đến công việc. Vậy hãy cùng tìm hiểu thêm về nó!
Làm thế nào giải pháp quản lý tài liệu có thể giúp đỡ chuyên gia bất động sản?
Ngành bất động sản hoạt động dựa trên các hợp đồng, tài liệu, biển hiệu, áp phích, báo cáo và nhiều thứ khác.
Cơ bản, nếu bạn có một doanh nghiệp bất động sản, bạn sẽ phải quản lý nhiều tệp hơn bất kỳ doanh nghiệp ngoại ô nào khác.
Vì vậy, nếu bạn sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu, nó sẽ giúp bạn:
- Tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách giữ tất cả tài liệu ở cùng một nơi
- Cộng tác với tất cả các bên liên quan (bao gồm cả các bên trong và bên ngoại vi)
- Ký kết và công chứng tài liệu của bạn một cách ảo diệu
- Giảm rò rỉ dữ liệu
- Tạo đường dẫn tài liệu cho kiểm toán
- Thu thập thanh toán từ xa (các giải pháp như PandaDoc cho phép bạn tích hợp với các nhà cung cấp thanh toán)
- Truy cập các mẫu bất động sản, như hợp đồng thuê, thỏa thuận, biên lai và hóa đơn cho thuê và các tài liệu khác mà các nhà môi giới cần
- Giảm lỗi của con người
- Đạt được phân tích tài liệu
- Nhận thông báo khi hợp đồng được gia hạn (điều này mang lại cơ hội truy cập vào khách hàng đã gia hạn)
- Cải thiện cam kết của bạn đối với môi trường và các sáng kiến bền vững bằng cách giảm tiêu thụ giấy
- Giảm thiểu tiền bỏ ra cho việc mất tài liệu và thời gian tìm kiếm chúng
Vì chúng tôi là một công ty quản lý tài liệu, chúng tôi biết một vài điều về những kết quả tích cực mà giải pháp quản lý tài liệu có thể mang lại - vì vậy chúng tôi có thể nói nhiều về lợi ích, nhưng bạn đã hiểu ý nghĩa của chúng.
Những gì bạn cần tìm kiếm trong một giải pháp quản lý tài liệu?
Chúng tôi đề xuất rằng bạn nên nắm vững và viết lại nhu cầu kinh doanh bất động sản của bạn trước khi mua giải pháp quản lý tài liệu.
Lý tưởng nhất, tìm một giải pháp mà thực sự phù hợp với phạm vi tự động hóa và không hoạt động như Microsoft Word (đó là một trong những lý do lớn nhất vì sao các nhà môi giới chuyển sang công cụ làm việc văn bản!)
Hãy xem xét những điều khác như: Liệu nó có thể bảo vệ dữ liệu cá nhân? Nó có cho phép bạn thực hiện giao dịch bất động sản một cách trôi chảy? Nó có được phép hợp pháp để tạo chữ ký điện tử không? Nó có thể phù hợp nhất với tất cả các nhà môi giới trong tổ chức của bạn, bất kể trải nghiệm người dùng của họ với các công cụ như vậy?
Các trường hợp sử dụng của phần mềm quản lý tài liệu trong lĩnh vực bất động sản
1. Làm cho khách hàng tiềm năng của bạn ngạc nhiên
Khi bạn bỏ các công cụ cổ điển như Microsoft và chuyển sang các giải pháp quản lý tài liệu, chúng cho phép bạn tùy chỉnh các giải pháp của mình với thương hiệu công ty, màu sắc, logo, phong cách và nhiều hơn nữa.
Một số giải pháp cũng cung cấp các đề xuất sẵn sàng để tùy chỉnh. Chúng ta đều biết câu nói "Ấn tượng đầu tiên để lại ấn tượng cuối cùng", và các công cụ như PandaDoc cho phép người dùng tạo một ấn tượng mà ghi dấu trong lòng khách hàng tiềm năng.
"Trước đây, chúng tôi đã sử dụng một tài liệu Word rất cơ bản. Bây giờ, khách hàng tiềm năng của chúng tôi đã bị mê hoặc ngay từ khi nhận được đề xuất của chúng tôi." - Ashley Buckner, Phó Tổng Giám Đốc Bán Hàng.
2. Công chứng tài liệu của bạn
Một trường hợp sử dụng khác mà hệ thống quản lý tài liệu rất hữu ích là giúp bạn công chứng tài liệu của mình một cách ảo diệu.
Ví dụ, bạn có thể đang đi du lịch (hoặc đang trong tình trạng phong tỏa xã hội như Covid-19) và có thể cần công chứng tài liệu của bạn để hoàn thành giao dịch bất động sản. Bạn phải làm gì khi đó?
Đó là lúc công chứng điện tử giúp đỡ. Quan trọng hơn, chúng cũng hợp pháp!
Đánh giá của khách hàng về PandaDoc
3. Lấy các chữ ký bạn cần
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, trường hợp sử dụng quan trọng nhất của các công cụ quản lý tài liệu là giúp bạn nhận được các chữ ký bạn cần từ tất cả các bên liên quan, vì vậy bạn có thể nói lời từ biệt với việc gửi tài liệu qua thư hoặc email để ký tay!
Bây giờ, bạn có thể gửi liên kết hoặc email cho khách hàng của bạn và nhận hợp đồng được ký điện tử trong vài phút.
Đánh giá khách hàng về PandaDoc
Phần mềm quản lý tài liệu bất động sản tốt nhất trên thị trường
- PandaDoc
- Dotloop
- DocuSign
- BrokerMint
PandaDoc
PandaDoc là một giải pháp quản lý tài liệu toàn diện cho phép các nhà môi giới gửi đề xuất, tạo hợp đồng, truy cập các mẫu, ký tài liệu, thu thập thanh toán và làm nhiều việc khác nữa.
Nó cho phép bạn quản lý các giao dịch bất động sản của mình từ các điểm tiếp xúc đầu cuối đến cuối, làm cho nó trở thành một tùy chọn hữu ích đặc biệt đối với các doanh nghiệp muốn quản lý quy trình làm việc và theo dõi tài liệu của mình từ một nền tảng duy nhất.
Nhưng phần tốt nhất của giải pháp này không chỉ nằm ở những tính năng mở rộng của nó, mà còn ở những tính năng bổ sung như khả năng cộng tác, dịch vụ công chứng từ xa và phân tích tài liệu (bạn có thể nhận thông tin khi khách hàng mở tài liệu của bạn, lần cuối cùng họ xem nó, số lần họ đã xem nó, v.v.).
Ưu điểm:
- Cung cấp phân tích tài liệu
- Cho phép ký điện tử không giới hạn pháp lý
- Hiển thị theo dõi thời gian thực và thông báo
- Có không giới hạn lưu trữ tài liệu
- Có thể tạo quyền dựa trên vai trò
- Cung cấp dịch vụ công chứng từ xa
- Có nhiều mẫu và tích hợp
Nhược điểm:
- Không thể thay đổi người nhận sau khi gửi tài liệu
- Không cho phép chỉnh sửa trong phiên trực tiếp
- Tài khoản miễn phí không còn sẵn có nữa
Đánh giá của khách hàng: Được đánh giá 4.7/5 trên G2 dựa trên 2248 đánh giá.
Giá: Bắt đầu từ $19/tháng
Dotloop
Dotloop là một giải pháp được thiết kế dành riêng cho các nhà môi giới, đại lý và doanh nghiệp bất động sản, cho phép họ chỉnh sửa, ký, quản lý và lưu trữ tài liệu từ một nơi duy nhất và đảm bảo tuân thủ quy định.
Phần mềm này là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp bất động sản tại Mỹ (với hơn 50% số giao dịch bất động sản được thực hiện trên Dotloop) và điều này chủ yếu bởi vì nó đã hợp tác với hơn 190 hiệp hội MLS, có một trình chỉnh sửa tài liệu tiên tiến, cho phép các nhà môi giới tạo một dấu chân kiểm toán và đã được thành lập bởi một chuyên gia bất động sản.
Ngoài ra, Dotloop hứa hẹn một tỷ lệ đáng tin cậy 99,99% - điều này đảm bảo rằng nó luôn hoạt động.
Ưu điểm:
- Được thiết kế đặc biệt cho ngành bất động sản
- Cho phép bạn tạo một dấu chân kiểm toán
- Có sẵn thương hiệu tùy chỉnh cho các gói cao cấp
- Không giới hạn giao dịch và chữ ký điện tử
Nhược điểm:
- Hơi đắt so với các đối thủ của nó
- Không cung cấp dịch vụ khách hàng đáng kể
- Không dễ mở rộng
- Yêu cầu thời gian học
Đánh giá của khách hàng: Được đánh giá 4.2/5 trên G2 dựa trên 164 đánh giá.
Giá: Bắt đầu từ $31,99/tháng
DocuSign
DocuSign là một phần mềm cung cấp nhiều lựa chọn đăng ký dịch vụ cho các dịch vụ khác nhau (một số dịch vụ này bao gồm tạo tài liệu, công chứng điện tử, quản lý vòng đời hợp đồng và chữ ký điện tử).
Tuy nhiên, dịch vụ phổ biến nhất của nó trong các vòng đời bất động sản là "Chữ ký điện tử cho Bất động sản". Họ có hai gói dịch vụ dành cho những người làm việc trong lĩnh vực bất động sản - gói Starter (giá £8/tháng), gói Standard (giá £20/tháng).
Gói gói thuộc DocuSign nổi tiếng đặc biệt vì cho phép tùy chỉnh thương hiệu, có khả năng cộng tác, có thể truy cập trên điện thoại di động, cho phép bạn gửi chữ ký không giới hạn và có khả năng báo cáo.
Ưu điểm:
- Giá cả tốt
- Có hơn 400 tích hợp (bạn sẽ cần mua gói Nâng cao để truy cập tính năng này; các gói khác chỉ cung cấp tích hợp hạn chế)
- Có sẵn trong hơn 44 ngôn ngữ và hơn 180 quốc gia
- Dễ dàng điều hướng và quản lý tài liệu
Nhược điểm:
- Quá tải với danh sách tính năng của mình
- Tùy chọn hỗ trợ có thể yêu cầu thanh toán riêng biệt và không nhận được đánh giá tích cực
- Bị cáo buộc tăng giá
- Khó hủy bỏ
Đánh giá của khách hàng: Được đánh giá 4,5/5 trên G2 dựa trên 2215 đánh giá.
Giá: Giá bắt đầu từ £8/tháng (khoảng 10 đô la Mỹ)
BrokerMint
BrokerMint là một giải pháp dựa trên đám mây giúp quản lý các yêu cầu văn phòng phía sau của các công ty bất động sản, chẳng hạn như quản lý tài khoản, hoa hồng, đại lý và giao dịch.
Mặc dù công ty này ca ngợi về khả năng của nó, chẳng hạn như thu thập thanh toán ACH, gửi hóa đơn, tích hợp với các giải pháp CRM, nhận báo cáo, v.v. - sự thật đằng sau vấn đề là các giải pháp như PandaDoc cũng cung cấp những khả năng này với một phần giá.
Tuy nhiên, BrokerMint có thể là giải pháp dành cho bạn nếu bạn cần quản lý tài khoản, luồng tiền mặt và giao dịch của mình một cách cụ thể.
Ưu điểm:
- Có tích hợp MLS cho phép các chuyên gia bất động sản nhập danh sách và dữ liệu của họ vào trang web chuyên nghiệp của họ.
- Các khách hàng cho biết nó tạo ra một quy trình kiểm toán suôn sẻ
- Cho phép người dùng chia nhỏ các tác vụ và tài liệu lớn thành những phần nhỏ hơn
Nhược điểm:
- Ứng dụng điện thoại di động không tốt lắm
- Tùy chọn danh sách kiểm tra không hoạt động tốt (một số mục hủy bỏ một cách tự động)
- Khách hàng muốn thấy thời gian hỗ trợ nhanh hơn
Đánh giá của khách hàng: Được đánh giá 4.3/5 trên G2 dựa trên 127 đánh giá.
Giá: Giá theo yêu cầu
Cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn với PandaDoc
Mặc dù chúng tôi không thể phủ nhận rằng mỗi giải pháp quản lý tài liệu trên danh sách đều tốt, nhưng chúng tôi là những người tin rằng nên tiến lên với một giải pháp đáp ứng các tiêu chí sau:
- Giá cả hợp lý
- Hỗ trợ khách hàng tuyệt vời
- Có thể hoàn thành công việc tốt
- Tích hợp dễ dàng với các công cụ kỹ thuật hiện có của bạn
- Có nhiều tính năng
- Giá phù hợp với thực tế
PandaDoc đáp ứng tất cả những tiêu chí đó liên tục. Bạn có thể hỏi làm sao, vậy hãy so sánh nhanh:
DocuSign đã bị tố cáo là gia tăng giá và không có dịch vụ khách hàng tốt.
PandaDoc, ngược lại, đã đáng giá giá của mình từ ngày đầu và đã có một nhóm hỗ trợ khách hàng 24/7.
Ứng dụng di động của BrokerMint và chức năng của nó đã bị đặt câu hỏi thường xuyên, trong khi ứng dụng di động của PandaDoc đạt được điểm 4.3/5 trên App Store.
Giá của Dotloop bắt đầu từ $31.99 và đã thường bị cho rằng không phù hợp để mở rộng.
Trong khi đó, giá của PandaDoc bắt đầu từ $19/tháng và giải pháp của chúng tôi thường được sử dụng bởi các khách hàng doanh nghiệp.
Dù cho tất cả những điều đã được nói và làm, chúng tôi có thể không phải là những thẩm phán không thiên vị, vì vậy hãy xem xét xếp hạng tổng thể trên G2 của những giải pháp khác nhau:
PandaDoc
Dotloop
DocuSign
BrokerMint
Nếu những xếp hạng này đã thuyết phục bạn, thì giờ là lúc chuyển sang PandaDoc.
Bấm vào đây để đặt lịch trình trình diễn hoặc bấm vào đây để truy cập vào phiên dùng thử miễn phí trong 14 ngày của chúng tôi.
