Bạn đã có một danh sách khách hàng ngày càng tăng lên. Chúc mừng! Tuy nhiên, mỗi tên được thêm vào danh sách làm cho việc tổ chức trở nên phức tạp hơn. Tìm kiếm số điện thoại của một khách hàng mới hoặc nhận ra một chi tiết quan trọng mà họ đã chia sẻ về dự án đã biến mất!
Bạn cần một bảng thông tin khách hàng. Nhưng không chỉ là bất kỳ bảng thông tin khách hàng nào.
Cách quản lý thông tin khách hàng có thể gây thêm khó khăn hoặc tối ưu quy trình làm việc của bạn. Một trong những mục tiêu của chúng tôi tại monday.com là đảm bảo cuộc sống của bạn trở nên đơn giản hơn.
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về bảng thông tin khách hàng và cách tạo một bảng thông tin khách hàng bằng mẫu bảng thông tin khách hàng của monday.com.
Bảng thông tin khách hàng là gì?
Bảng thông tin khách hàng là một tài liệu liệt kê tất cả các chi tiết liên quan đến khách hàng. Một mẫu bảng thông tin khách hàng giúp tổ chức những chi tiết khách hàng đó để quản lý mối quan hệ khách hàng dễ dàng hơn.
Tại sao sử dụng mẫu bảng thông tin khách hàng?
Lý do chính để sử dụng mẫu bảng thông tin khách hàng là tạo ra một kho dữ liệu khách hàng trung tâm. Không bao giờ phải tự hỏi nơi nào có thông tin liên lạc của một khách hàng hoặc lo lắng về việc trùng lặp dữ liệu.
Việc có tất cả dữ liệu trong một nơi dễ tìm kiếm mang lại lợi ích là dễ dàng truy cập vào chi tiết khách hàng bất kỳ lúc nào, điều này hữu ích để làm mới kiến thức trước khi tương tác với khách hàng. Sử dụng một mẫu bảng thông tin là cách tốt nhất để tổ chức và quản lý danh sách khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra, thông tin khách hàng hỗ trợ cho việc phân tích. Ví dụ: khi tất cả các bản ghi được đặt trong một nơi, dữ liệu có thể xác định ai sẽ tiếp theo hoặc ai sẽ sẵn lòng mua thêm.
Ví dụ của một số mẫu bảng thông tin khách hàng
Bảng thông tin khách hàng có thể được sử dụng trong bất kỳ ngành nghề nào có khách hàng hoặc khách hàng; tuy nhiên, các trường mẫu sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại tổ chức. Tuy nhiên, mục đích của bảng thông tin khách hàng luôn là tạo ra một vị trí duy nhất để tổ chức và truy cập thông tin khách hàng.
Bảng thông tin khách hàng bất động sản
Các nhà môi giới bất động sản thường có nhiều khách hàng. Vì vậy, việc lưu trữ thông tin cá nhân và chi tiết trên danh sách tài sản là rất quan trọng. Ví dụ, bảng thông tin khách hàng bất động sản có thể chứa các trường ngày niêm yết và trạng thái hợp đồng.
Bảng thông tin khách hàng sản xuất video
Làm việc trong lĩnh vực sản xuất truyền thông? Theo dõi khách hàng cũng rất quan trọng. Một mẫu bảng thông tin khách hàng sản xuất video giúp ghi lại giai đoạn nào mà video của từng khách hàng đang ở.
Một mẫu cho phép phân công công việc cho các thành viên khác nhau trong nhóm là điều cần thiết. Ví dụ, khách hàng mới có thể được tự động giao cho quản lý tài khoản và sau đó chuyển cho người viết kịch bản của video.
Bảng thông tin khách hàng thuế
Mùa thuế bận rộn, nhưng điều đó không có nghĩa là để khách hàng trượt qua lưới. Một mẫu bảng thông tin khách hàng thuế là người bạn đồng hành tốt nhất.
Một mẫu bảng thông tin khách hàng thuế cho CPA cá nhân có thể bao gồm chi tiết liên lạc của khách hàng, hạn chót và liên kết đến tài liệu thuế của họ. Một công ty kế toán có thể sử dụng mẫu tương tự nhưng có khả năng phân công khách hàng cho một thành viên trong nhóm.
Mẫu bảng thông tin khách hàng của monday.com
Mẫu bảng thông tin khách hàng của monday.com là công cụ hoàn hảo để theo dõi chi tiết khách hàng. Nó hoàn toàn có thể tuỳ chỉnh và điều chỉnh phù hợp với bất kỳ loại doanh nghiệp nào.
"Các mẫu của chúng tôi có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, vì vậy rất dễ quản lý từ máy tính làm việc hoặc kiểm tra trên điện thoại. Nó cũng có thể được chia sẻ với toàn bộ nhóm và tài khoản hoặc công việc có thể được phân công cho từng thành viên trong nhóm."
Danh sách thông tin khách hàng không nên được tách rời khỏi các công cụ và tài liệu kinh doanh khác. Khi sử dụng mẫu của monday.com, việc tích hợp danh sách khách hàng với các bảng khác rất đơn giản. Ví dụ: kết nối danh sách thông tin khách hàng với bảng quản lý dự án khách hàng.
Việc cập nhật danh sách khách hàng có thể tốn thời gian, đặc biệt là khi danh sách khách hàng ngày càng phát triển. Các tự động hóa của monday.com giúp quá trình đó trở nên dễ quản lý và tiết kiệm thời gian hơn. Ví dụ: khi khách hàng mới ký hợp đồng, thông tin của họ có thể được tự động chuyển đến một phần của danh sách cho các dự án đang tiến hành.
Mẹo và thủ thuật cho mẫu bảng thông tin khách hàng
Mẫu bảng thông tin khách hàng có thể tuỳ chỉnh từ monday.com. Nhưng làm thế nào để biến nó thành một công cụ hoạt động cho doanh nghiệp của bạn? Chỉ cần làm theo những bước đơn giản sau đây.
1. Xác định thông tin bạn muốn thu thập
Thông tin nào là cần thiết cho mỗi khách hàng? Làm một danh sách các chi tiết khách hàng cần ưu tiên. Điều này có thể bao gồm thông tin liên hệ như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, v.v. Ví dụ: luật sư có thể bao gồm không gian tóm tắt vụ kiện của khách hàng.
Những mục chính này nên là các trường đầu tiên trên bất kỳ bảng thông tin khách hàng nào. Sau đó, hãy tưởng tượng một số chi tiết "tốt để có". Một lần nữa, không cần thiết phải thu thập từng khách hàng, nhưng nhập chúng vào mẫu khi cần thiết.
2. Xây dựng các biểu mẫu động để thu thập thông tin từ khách hàng
Đôi khi, thông tin khách hàng có thể được nhập vào biểu mẫu bằng cách thủ công. Nhưng nếu thu thập thông tin đó trong một biểu mẫu mà tự động điền vào danh sách khách hàng, điều đó sẽ tiết kiệm thời gian. Hãy để biểu mẫu đơn giản, không có khách hàng nào muốn mất nhiều phút để hoàn thành biểu mẫu đăng ký. Hãy giải thích ngắn gọn trên biểu mẫu cách thông tin sẽ được sử dụng. Đồng ý của người dùng là quan trọng!
3. Quyết định ai sở hữu bảng thông tin
Có thể có nhiều người truy cập vào danh sách khách hàng, nhưng chỉ có một người sở hữu tài liệu. Thành viên đó chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng và đảm bảo danh sách không chứa thông tin lỗi thời hoặc bị trùng lặp. Hơn nữa, quyết định quyền hạn cho các chủ thể liên quan khác nhau. Ví dụ: cho phép một số người có khả năng chỉnh sửa danh sách trong khi người khá thấy chỉ có thể xem nó.
4. Tạo hệ thống để quản lý thông tin cũ
Một bảng thông tin khách hàng nên giữ cho dữ liệu khách hàng được tổ chức và tiết kiệm thời gian. Nhưng nếu không duy trì tốt, nó có thể trở thành một phần của vấn đề. Chẳng bao lâu nữa, nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc tìm tên trong danh sách hoặc xác định bản ghi nào về Bob Smith có địa chỉ email chính xác.
Quyết định làm thế nào để giải quyết những vấn đề có thể xảy ra trước khi bắt đầu mẫu bảng thông tin khách hàng. Ví dụ: chuyển khách hàng cũ sang một phần khác hoặc bảng hoặc xóa bản ghi? Tần suất cắt giảm và làm sạch danh sách là bao lâu một lần?
Những câu hỏi thường gặp về bảng thông tin khách hàng
Điều gì nên được bao gồm trong một bảng thông tin khách hàng?
Thông tin được bao gồm trong bảng thông tin khách hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi tổ chức hoặc nhóm. Các trường thông tin tiêu chuẩn trong danh sách khách hàng kinh doanh bao gồm:
- Tên khách hàng
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Tên công ty của khách hàng
- Trang web
- Lịch sử với công ty của bạn
- Thông tin dự án
- Hạn chót cho dự án
- Ý kiến bổ sung
Cách tốt nhất để sắp xếp một bảng thông tin khách hàng?
Doanh nghiệp nhỏ với chỉ một số ít khách hàng? Có thể chỉ cần một danh sách ngắn về tên có thể đủ. Tuy nhiên, khi danh sách khách hàng ngày càng phát triển, việc chia danh sách thành các phần khác nhau có thể hữu ích.
Ví dụ, danh sách khách hàng hiện tại và quá khứ có thể hữu ích. Hoặc chia nhỏ danh sách theo giai đoạn hoặc loại dự án có thể có lợi.
Excel có thể được sử dụng để tạo bảng thông tin khách hàng?
Excel là một cách dễ dàng để tạo ra một danh sách khách hàng cơ bản. Tuy nhiên, nó thiếu các tính năng của một mẫu tiên tiến hơn. Kết quả là, việc chia sẻ nó với đồng đội có thể trở nên rắc rối (điều này có nghĩa là nhiều bản sao tài liệu). Ngoài ra, việc gán các mục danh sách cho các cá nhân cũng khá khó khăn.
Bảng thông tin khách hàng là gì?
Một biểu mẫu thông tin khách hàng (hoặc biểu mẫu nhập thông tin khách hàng) thu thập thông tin khách hàng để sử dụng trong bảng thông tin khách hàng. Lý tưởng nhất, biểu mẫu có thể tự động điền vào danh sách thông tin khách hàng.
